Tietosuojaseloste

1. Keitä olemme

Palvelua SmartEduTrack ylläpitää Edusoft-BG Ltd., Bulgariaan rekisteröity yhtiö, jonka osoite on ul. Lunna Nosht 4, Sofia, Bulgaria (jäljempänä ”me”). Olemme tässä selosteessa kuvattujen henkilötietojen rekisterinpitäjä, paitsi silloin, kun toimimme koulujen ja opettajien henkilötietojen käsittelijänä kohdassa 2 kuvatulla tavalla.

Tämä tietosuojaseloste koskee:

• verkkosivustoamme osoitteessa smartedutrack.com;
• SmartEduTrack-verkkosovellusta osoitteessa my.smartedutrack.com;
• SmartEduTrack-mobiilisovelluksia iOS- ja Android-laitteille (yhdessä ”Palvelut”).

Voit ottaa meihin yhteyttä tietosuoja-asioissa milloin tahansa osoitteessa hello@smartedutrack.com.

2. Roolimme oppilastietojen käsittelyssä

Palvelua SmartEduTrack käyttävät opettajat ja koulutusorganisaatiot. Oppilaat eivät luo tilejä eivätkä käytä sovelluksia. Opettajat voivat syöttää tietoja oppilaistaan, kuten nimiä ja luokka-aktiviteettien aikana tallennettuja vastauksia.

Näiden oppilastietojen rekisterinpitäjä on tiedot syöttävä koulu, päiväkoti tai opettaja, ja me toimimme henkilötietojen käsittelijänä. Käsittelemme oppilastietoja ainoastaan tarjotaksemme Palvelut rekisterinpitäjän puolesta ja sen ohjeiden mukaisesti, emmekä koskaan omiin tarkoituksiimme. Kouluille ja organisaatioille on pyynnöstä saatavilla tietojenkäsittelysopimus (DPA) osoitteesta hello@smartedutrack.com.

3. Keräämämme tiedot

Sinun antamasi tiedot

• Tilitiedot: nimesi, sähköpostiosoitteesi, salasanasi (tallennetaan vain tiivistemuodossa) ja halutessasi koulusi tai organisaatiosi nimi.
• Kirjautuminen Google-tilillä: jos päätät kirjautua Google-tililläsi, saamme Googlelta nimesi, sähköpostiosoitteesi ja profiilikuvasi. Emme saa Google-salasanaasi.
• Opettajien syöttämät oppilastiedot: oppilaiden nimet, oppilasnumerot, avatarkuvat, luokkajäsenyydet sekä luokka-aktiviteettien vastaukset ja tulokset.
• Luomasi sisältö: luokat, kysymyssarjat, diat, lataamasi kuvat, äänitiedostot ja videot sekä tekoälykuvien luontia varten kirjoittamasi kehotteet ja niiden perusteella luodut kuvat.
• Maksutiedot: maksulliset paketit ostetaan verkkosivustoltamme, ja maksut käsittelee Stripe. Stripe kerää korttitietosi suoraan; emme koskaan näe tai tallenna kortin koko numeroa. Säilytämme tiedot paketistasi, laskutuksen tilasta ja laskuista.
• Meille lähettämäsi viestit: nimesi, sähköpostiosoitteesi, organisaatiosi ja viestisi, kun käytät yhteydenottolomakettamme tai lähetät meille sähköpostia.

Automaattisesti kerättävät tiedot

• Laite- ja käyttötiedot: IP-osoite, selaimen tyyppi, laitemalli, käyttöjärjestelmä, sovelluksen versio, kieli sekä tekniset lokit, kuten virheraportit ja käyttöajankohdat. Käytämme näitä tietoja Palvelujen ylläpitämiseen, suojaamiseen ja kehittämiseen.
• Verkkosivuston analytiikka: verkkosivustomme ja verkkosovelluksemme voivat käyttää Google Analytics -evästeitä ymmärtääkseen, miten kävijät käyttävät niitä. Katso kohta 12.

Mobiilisovelluksissa ei ole mainontaa, eivätkä ne käytä kolmansien osapuolten analytiikka- tai mainontakirjastoja (SDK).

4. Laitteen käyttöoikeudet

Mobiilisovellukset pyytävät seuraavia käyttöoikeuksia vain, kun käytät niihin liittyvää ominaisuutta:

• Kamera: käytetään tulostettujen vastauskorttien (ArUco-merkkien) skannaamiseen luokka-aktiviteettien aikana. Skannaus tapahtuu kokonaan laitteellasi. Kamerakuvia ei tallenneta, säilytetä eikä lähetetä palvelimillemme tai kenellekään muulle; aktiviteettiin tallennetaan vain tunnistetut vastaukset.
• Kuvakirjasto: käytetään vain, kun päätät ladata kuvan esimerkiksi kysymykseen tai avatarkuvaksi. Käytämme vain valitsemiasi kuvia.

Molemmat käyttöoikeudet ovat vapaaehtoisia. Voit kieltäytyä niistä tai perua ne milloin tahansa laitteesi asetuksista; sovelluksen muut toiminnot toimivat edelleen.

5. Miten käytämme tietojasi ja käsittelyn oikeusperusteet

Käytämme henkilötietoja vain alla mainittuihin tarkoituksiin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisten seuraavien oikeusperusteiden nojalla:

• Palvelujen tarjoaminen (tilisi luominen ja hallinta, sisältösi tallentaminen, aktiviteettien vetäminen, raporttien luominen, tekoälykuvien luonti, asiakastuki) — kanssasi tehdyn sopimuksen täytäntöönpano (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
• Maksujen käsittely ja kirjanpitoaineiston säilyttäminen — sopimuksen täytäntöönpano ja lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (6 artiklan 1 kohdan b ja c alakohta).
• Palvelujen turvallisuuden ja toimivuuden varmistaminen (petosten ja väärinkäytösten estäminen, virheiden korjaaminen, lokien ylläpito) — oikeutettu etumme (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
• Palveluviestien lähettäminen, kuten tilin vahvistukset, salasanan palautukset ja ilmoitukset tärkeistä muutoksista — sopimuksen täytäntöönpano.
• Verkkosivuston käytön ymmärtäminen analytiikan avulla — suostumuksesi silloin, kun laki sitä edellyttää (6 artiklan 1 kohdan a alakohta); voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.
• Lain noudattaminen ja viranomaisten lainmukaisiin pyyntöihin vastaaminen — lakisääteinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan c alakohta).

Emme käytä henkilötietoja mainontaan, emme myy henkilötietoja emmekä tee pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla on oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

6. Lasten yksityisyys

Palvelut on tarkoitettu aikuisille (vähintään 18-vuotiaille), jotka toimivat opettajina, kasvattajina tai koulutusorganisaatioiden henkilöstönä. Niitä ei ole suunnattu lapsille, eivätkä lapset saa luoda tilejä tai käyttää sovelluksia.

Opettajat voivat syöttää rajallisesti tietoja oppilaistaan, jotka voivat olla lapsia. Tällöin toimimme koulun tai opettajan henkilötietojen käsittelijänä (ks. kohta 2) ja

• käytämme oppilastietoja vain Palvelujen tarjoamiseen opettajalle tai koululle;
• emme koskaan käytä oppilastietoja mainontaan, markkinointiin tai profilointiin emmekä koskaan myy niitä;
• emme koskaan ota suoraan yhteyttä oppilaisiin;
• poistamme oppilastiedot, kun opettaja poistaa ne tai poistaa tilinsä.

Koulut ja opettajat vastaavat siitä, että niillä on oikeusperuste ja tarvittaessa huoltajan suostumus ennen oppilastietojen syöttämistä. Suosittelemme syöttämään vain välttämättömät tiedot, kuten etunimet tai oppilasnumerot. Jos olet vanhempi tai huoltaja ja uskot, että lapsesi tietoja on syötetty palveluun SmartEduTrack, ota yhteyttä kouluun tai opettajaan tai lähetä meille sähköpostia osoitteeseen hello@smartedutrack.com, niin autamme.

7. Miten luovutamme tietoja

Emme myy, vuokraa tai vaihda henkilötietoja, emme näytä mainoksia emmekä seuraa sinua muiden yritysten omistamissa sovelluksissa tai verkkosivustoilla. Luovutamme henkilötietoja vain alla mainituille palveluntarjoajille, jotka käsittelevät niitä puolestamme sopimusten nojalla, jotka velvoittavat ne suojaamaan tiedot:

• Euroopan unionissa sijaitsevat pilvipalveluntarjoajat — palvelimiemme ja tietokantojemme ylläpitoon.
• Google — Google-tilillä kirjautumisen tarjoamiseen sekä verkkosivustolla ja verkkosovelluksessa Google Analytics -palvelun tarjoamiseen.
• OpenAI — kuvien luomiseen kirjoittamiesi tekstikehotteiden perusteella. Vain kehote lähetetään; OpenAI:n API-ehtojen mukaan näitä tietoja ei käytetä sen mallien kouluttamiseen.
• Stripe — maksujen käsittelyyn ja verkkosivustoltamme ostettujen tilausten hallintaan.
• SparkPost — sähköpostien, kuten tiliviestien ja yhteydenottopyyntöihin annettujen vastausten, toimittamiseen.

Voimme myös luovuttaa henkilötietoja:

• kun laki, tuomioistuimen määräys tai viranomaisen lainmukainen pyyntö sitä edellyttää;
• käyttäjiemme, yleisön tai omien oikeuksiemme, turvallisuutemme ja tietoturvamme suojaamiseksi;
• yritysfuusion, yrityskaupan tai omaisuuden myynnin yhteydessä, jolloin tiedot pysyvät tämän selosteen suojaamina ja ilmoitamme asiasta sinulle;
• muille käyttäjille, kun päätät jakaa sisältöä, esimerkiksi jakaa luokan kollegan kanssa tai julkaista kysymyssarjan Materiaalipankissa. Materiaalipankin julkiset sarjat eivät saa sisältää oppilastietoja.

8. Kansainväliset tiedonsiirrot

Pääpalvelimemme sijaitsevat Euroopan unionissa. Jotkin palveluntarjoajat (Google, OpenAI, Stripe ja SparkPost) voivat käsitellä tietoja Yhdysvalloissa tai muissa Euroopan talousalueen ulkopuolisissa maissa. Tällöin käytämme asianmukaisia suojatoimia, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojakehystä (EU-U.S. Data Privacy Framework) tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeita.

Älä sisällytä henkilötietoja, etenkään oppilaiden nimiä, tekoälykuvien luonnissa käytettäviin kehotteisiin.

9. Tietojen säilyttäminen

• Tilitietoja ja sisältöä (mukaan lukien oppilastiedot) säilytetään niin kauan kuin tilisi on aktiivinen. Opettajat voivat poistaa yksittäisiä oppilaita, luokkia ja sisältöä milloin tahansa.
• Kun poistat tilisi, tilitietosi, sisältösi ja oppilastiedot poistetaan aktiivisista järjestelmistämme välittömästi. Salatuissa varmuuskopioissa olevat kopiot poistetaan pysyvästi 90 päivän kuluessa.
• Laskutustiedot ja laskut säilytetään niin kauan kuin Bulgarian kirjanpito- ja verolainsäädäntö edellyttää, myös tilin poistamisen jälkeen.
• Yhteydenottolomakkeen kautta saapuneet viestit ja tukisähköpostit säilytetään enintään 24 kuukautta keskustelun päättymisestä.
• Teknisiä lokeja säilytetään rajoitetun ajan tietoturvaa ja vianmääritystä varten, minkä jälkeen ne poistetaan.

10. Tilin ja tietojen poistaminen

Voit poistaa tilisi ja kaikki siihen liittyvät tiedot milloin tahansa:

• Mobiilisovelluksessa tai verkkosovelluksessa: avaa tilisi asetukset ja valitse Poista tili. Tili poistetaan heti, kun vahvistat poiston.
• Sähköpostitse: jos et pääse sovellukseen, lähetä tiliisi rekisteröidystä sähköpostiosoitteesta viesti osoitteeseen hello@smartedutrack.com ja pyydä meitä poistamaan tili. Vahvistamme pyyntösi ja viemme poiston loppuun 30 päivän kuluessa.

Tilin poistaminen poistaa profiilisi, luokkasi, oppilastiedot, kysymyssarjat, lataamasi median, luodut kuvat ja aktiviteettien tulokset. Laskutustiedot säilytetään kohdassa 9 kuvatulla tavalla. Kysymyssarjat, jotka olet aiemmin julkaissut Materiaalipankissa ja jotka muut käyttäjät ovat kopioineet omiin kirjastoihinsa, säilyvät näiden käyttäjien kirjastoissa.

Täydelliset ohjeet löytyvät myös tilin poistamista käsittelevältä sivulta.

11. Tietosuojaoikeutesi

Tietosuoja-asetuksen ja muun sovellettavan tietosuojalainsäädännön nojalla sinulla on oikeus

• saada pääsy sinusta säilyttämiimme henkilötietoihin ja saada niistä jäljennös;
• oikaista virheelliset tai puutteelliset tiedot;
• saada tietosi poistetuiksi;
• rajoittaa tiettyä käsittelyä tai vastustaa sitä, mukaan lukien oikeutettuun etuun perustuva käsittely;
• saada tietosi siirrettävässä, koneellisesti luettavassa muodossa;
• peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ilman, että se vaikuttaa aiemmin tapahtuneeseen käsittelyyn.

Voit käyttää näitä oikeuksia lähettämällä sähköpostia osoitteeseen hello@smartedutrack.com. Vastaamme kuukauden kuluessa. Jos pyyntösi koskee oppilastietoja, välitämme sen tiedoista rekisterinpitäjänä vastaavalle koululle tai opettajalle tai avustamme niitä pyynnön käsittelyssä.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavalvontaviranomaiselle. Bulgariassa toimivaltainen viranomainen on Bulgarian tietosuojaviranomainen (Commission for Personal Data Protection, www.cpdp.bg). Voit myös ottaa yhteyttä sen EU-maan valvontaviranomaiseen, jossa asut tai työskentelet.

12. Evästeet ja analytiikka

Verkkosivustomme ja verkkosovelluksemme käyttävät välttämättömiä evästeitä esimerkiksi siihen, että pysyt kirjautuneena. Nämä evästeet eivät edellytä suostumusta.

Kun käytämme Google Analytics -palvelua, se asettaa evästeitä, jotka keräävät tietoja, kuten vieraillut sivut, sivuilla käytetty aika ja lyhennettyyn IP-osoitteeseen perustuva likimääräinen sijainti. Kun laki sitä edellyttää, asetamme analytiikkaevästeet vasta, kun olet antanut suostumuksesi. Voit peruuttaa suostumuksesi, estää evästeet selaimessasi tai asentaa Google Analytics -palvelun estävän selainlisäosan.

Mobiilisovellukset eivät käytä analytiikka- tai mainosevästeitä.

13. Tietoturva

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi, mukaan lukien siirrettävien tietojen salaus (HTTPS/TLS), tiivistetyt salasanat, pääsynhallinta, joka rajaa pääsyn sitä tarvitseviin työntekijöihin, sekä säännölliset varmuuskopiot. Mikään tiedonsiirto- tai tallennustapa ei ole täysin turvallinen, mutta pyrimme suojaamaan tietosi ja ilmoitamme henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta sinulle ja asianomaisille viranomaisille, kun laki sitä edellyttää.

14. Muutokset tähän selosteeseen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta ajoittain. Muutamme tämän sivun yläosassa olevaa ”Päivitetty viimeksi” -päivämäärää, ja jos muutokset ovat merkittäviä, ilmoitamme niistä sinulle sähköpostitse tai sovelluksessa ennen niiden voimaantuloa.

15. Ota yhteyttä

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta tai siitä, miten käsittelemme henkilötietoja, ota meihin yhteyttä:
Edusoft-BG Ltd.
ul. Lunna Nosht 4, Sofia, Bulgaria
Sähköposti: hello@smartedutrack.com